Proceshuis: Uniek framework door branchebrede samenwerking

Om woningcorporaties te ondersteunen bij het optimaliseren van hun processen en het creëren van een duidelijke organisatiestructuur, is het Woningcorporatie Proceshuis (hierna: Proceshuis) ontwikkeld. Dit moderne framework is een doorontwikkeling van de Corporatie Referentie Architectuur (CORA).

De initiatiefnemers van het Proceshuis, De Processpecialisten en Mavim, zagen een kans toen het Expertpanel van Aedes door omstandigheden stopte. Samen met twee vertegenwoordigers van CORA-ontwikkelaar CorpoNet, en met waardevolle input van diverse woningcorporaties, ontwikkelden zij een modern, nieuw framework.

Continu verbeteren met het Proceshuis

Woningcorporaties kunnen met het Proceshuis een traject van continue verbetering inzetten. Procesgericht werken vormt de basis, met voordelen op het gebied van proces- en resultaatgericht sturen, samenwerking in de keten en verandermanagement. Dit leidt tot een verbeterde dienstverlening aan de klant.

Overeenkomsten en onderscheid met CORA:

• Gelijkwaardige structuur: Net als CORA is het Proceshuis gebaseerd op drie pijlers: primaire processen (verhuur, onderhoud), sturende processen (strategie, beleid) en ondersteunende processen (systemen, data).
• Toegankelijkheid en actualiteit: Het Proceshuis onderscheidt zich door toegankelijkheid en actuele inzichten van procesfunctionarissen uit zes woningcorporaties.
• Koppeling met bedrijfsinformatie: In Mavim koppel je beschreven processen aan risico's, beheersingsmaatregelen en KPI's voor een compleet beeld.

Woningcorporaties bundelen expertise in Proceshuis

De totstandkoming van het Proceshuis is een inspirerend voorbeeld van hoe samenwerking tussen verschillende woningcorporaties kan leiden tot innovatieve oplossingen voor complexe uitdagingen in de woningbouwsector. Drie vertegenwoordigers van woningcorporaties die hebben bijgedragen aan de totstandkoming van het Proceshuis delen graag hun persoonlijke ervaringen.

Tijdens een oriënterend gesprek met Mavim leerde Marlies Doorten, procesconsulent bij Nijestee, de activiteiten van het Proceshuis kennen. Direct enthousiast, nam ze deel aan twee brainstormsessies. "Binnen Nijestee werken we al elf jaar met processen, met een eigen proceshuis als resultaat," aldus Marlies. "Toch blijven we continu verbeteren. Processen zijn nooit af, zeker niet met veranderende wet- en regelgeving. Daarom investeren we in draagvlak binnen de organisatie, met onder andere brown paper sessies voor collega's." In de toekomst wil Marlies processen uit het Proceshuis identificeren die nog niet binnen Nijestee zijn beschreven, zoals op het gebied van communicatie. "Ik weet dat die in het Woningcorporatie Proceshuis wel zijn beschreven, dus daar ga ik zeker naar kijken."

Of er processen zijn die uniek zijn voor Nijestee, weet Marlies niet zeker. "Ons proces Energielabeling is wellicht een mooi voorbeeld. Delen met andere corporaties is nog niet aan de orde, maar gaat in de toekomst zeker gebeuren. De sessies van De Processpecialisten leverden waardevolle contacten op."

Marlies ervaart de samenwerking met De Processpecialisten als zeer prettig: "Het resultaat mag er zijn. Er ligt nu een gezamenlijke blauwdruk voor procesinrichting bij woningcorporaties, gebaseerd op de CORA-architectuur. De Processpecialisten fungeren als verbindende factor in de wereld van woningcorporaties, wat in onze branche enorm wordt gewaardeerd."

Sylvia Bonnema, Business Owner bij Stadgenoot, omarmt het Proceshuis-gedachtegoed. De kennismaking met De Processpecialisten tijdens Corporatieplein 2022 was een eyeopener: "We waren al bezig met het beschrijven van onze primaire processen, gebaseerd op Aedes' Processenboek en CORA," aldus Sylvia. "Samen met de afdelingen brachten we de processen in kaart en identificeerden we de bijbehorende risico's."

De samenwerking met De Processpecialisten bleek een gouden greep: "Ons eigen proceskader sloot naadloos aan bij het Proceshuis, dankzij de gedeelde CORA-basis. Door denkkracht te combineren, komen we tot betere processen. Sparren met collega's van andere corporaties over onderwerpen zoals procesmanagement is dan ook goud waard."

Sylvia benadrukt dat de processen van de afdelingen zijn: "Ze zijn centraal beschreven en teruggegeven als 'cadeautje' om mee aan de slag te gaan. Ons processenhuis is een supermooi framework voor onze bedrijfsvoering, ideaal voor nieuwe medewerkers en de basis voor procesverbetering. Daar ga ik als Business Owner zeker gebruik van maken!"

Met haar expertise als voormalig lid van het Expertpanel van Aedes droeg Ina van Honk, Procesadviseur bij Woonkracht10, enthousiast bij aan de 'doorstart' van het Proceshuis: "Het resultaat is een krachtig model dat duidelijk en herkenbaar is voor alle medewerkers in de woningcorporatiesector," aldus Ina. "Ingewikkeld jargon is vermeden, wat de toepasbaarheid vergroot."

Woonkracht10 was al langer bezig met het in kaart brengen van processen, inclusief risico's, beheersmaatregelen, KPI's en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. "Dit resulteerde in een hoofdprocesmodel," legt Ina uit. "Dit heb ik nu geoptimaliseerd met behulp van CORA en het Proceshuis, waardoor we het beste van beide werelden combineren."

Nieuwe processen worden nauwlettend in de gaten gehouden: "Zoals het proces Instroom van medewerkers, dat niet in CORA terug te vinden was. Dit hebben we zelf in kaart gebracht en delen we met anderen."

Ina benadrukt het belang van continue verbetering en samenwerking: "Alle medewerkers krijgen een basistraining Lean Yellow Belt om kritisch naar processen te kijken, verbeteringen te signaleren, uit te werken én te implementeren." De samenwerking met De Processpecialisten was zeer prettig: "Zij namen het stokje van Aedes enthousiast over en stelden precies de juiste vragen, wat resulteerde in waardevolle inzichten."