Continue Verbetering Omarmen: Silo's Overwinnen

De essentie van continu verbeteren

Continue verbetering omvat het consistent verbeteren van de operationele efficiëntie en de kwaliteit van diensten en producten. Geïnspireerd door methodologieën zoals "Kaizen" en Lean-principes, richt deze aanpak zich op voortdurende, iteratieve en kleine verbeteringen die samen een grote en blijvende impact hebben op de organisatieprestaties. McKinsey merkt op dat voor bedrijven die continue verbetering omarmen, kostenreductie een bijproduct is van het in staat stellen van werknemers om efficiënter te werken en groei te realiseren door product- en service-innovatie.

Waarom continue verbetering belangrijk is

• Aanpassingsvermogen: Continue verbetering zorgt ervoor dat processen optimaal blijven en zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden zoals nieuwe regelgeving, samenwerkingen, fusies en automatisering.
• Toekomstbestendigheid: Het integreren van geautomatiseerde processen in verbeterprogramma's voorkomt veroudering, waardoor de organisatie wendbaar en voorbereid blijft op de toekomst.
• Medewerkerbetrokkenheid: Het stelt medewerkers in staat om efficiënt te werken en bevordert groei door innovatie in producten en diensten.
• Prestatieverbetering: Organisaties die actief bezig zijn met continue verbetering zullen een toename in prestaties zien door het elimineren van verspilling, het tijdig vervangen van verouderde apparatuur, het uitvoeren van preventief onderhoud en tijdige innovatie.

De valstrikken van het werken in silo's 

In veel organisaties is informatie verspreid over verschillende afdelingen, opgeslagen in incompatibele systemen of opgesloten in verouderde databases. Het integreren van deze diverse systemen en het waarborgen van de gegevenskwaliteit kan een enorme taak zijn, die zorgvuldige planning en uitvoering vereist.

Silo's kunnen de holistische aanpak belemmeren die nodig is voor continue verbetering. De definitie van een informatiesysteem is breed en omvat niet alleen software en hardware, maar ook de betrokken mensen en processen. Dit betekent dat naleving een holistische aanpak vereist die niet alleen technische problemen aanpakt, maar ook organisatorische en culturele barrières voor het delen van informatie. Een gebrek aan communicatie en samenwerking tussen deze groepen kan zelfs de meest veelbelovende initiatieven ontsporen.

Het belang van het betrekken van de hele organisatie

Een succesvolle implementatie van continue verbetering vereist vaak een cultuurverandering binnen de organisatie. Het management speelt een cruciale rol door procesmanagement actief te ondersteunen en het belang ervan duidelijk te communiceren naar alle medewerkers. Het creëren van een open cultuur die feedback en verbetering verwelkomt, moedigt medewerkers aan om initiatief te nemen en actief bij te dragen aan verbeterprocessen.

• Cross-functionele teams moeten worden betrokken bij het in kaart brengen van de AS-IS (huidige) situatie om een compleet beeld te krijgen van hoe processen momenteel werken en waar er mogelijkheden zijn voor verbetering.
• Begin met eenvoudige aanpassingen, het "laaghangend fruit", zodat medewerkers snel de positieve effecten van procesgericht denken ervaren, waardoor de steun voor verdere veranderingen toeneemt.
• Communiceer de noodzaak van verandering en verbetering duidelijk. Dit creëert de nodige draagkracht en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er gaande is.

Praktische stappen voor continue verbetering

Welke praktische stappen kan je zetten? 

• Definieer: Identificeer het probleem of de verbetermogelijkheid door te focussen op activiteiten die geen waarde toevoegen of een negatieve invloed hebben op kosten, doorlooptijden of servicekwaliteit.
• Meet: Breng de AS-IS (huidige) situatie in kaart door een procesworkshop te organiseren met alle belanghebbenden om te begrijpen hoe processen momenteel functioneren en waar inefficiënties liggen.
• Analyseer: Ontdek waarom problemen zich voordoen in uw proces door potentiële oorzaken te verifiëren en valideren op basis van feiten.
• Verbeter: Ontwikkel en implementeer oplossingen in samenwerking met cross-functionele teams, test deze en verfijn ze indien nodig om de gewenste verbeteringen te bereiken.
• Beheers: Borg de gerealiseerde verbeteringen en de kwaliteit van de dienstverlening door standaardisatie, continue monitoring en het implementeren van controlemechanismen en managementmaatregelen om terugval te voorkomen en verdere optimalisatie te stimuleren.

Conclusie

Door de veelvoorkomende uitdagingen te begrijpen en proactieve stappen te ondernemen om deze aan te pakken, kunnen organisaties de complexiteit van continue verbetering navigeren en het ware potentieel van een efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering ontsluiten. Het gaat om het bevorderen van een cultuur waarin iedereen zich inzet om dingen beter te maken, stap voor stap. Hulp bij nodig? Kom met ons in contact!