Stel je voor: een Woo-verzoek komt binnen en er ontstaat paniek. Waar staat het document? Wie is verantwoordelijk? Kunnen we het überhaupt openbaar maken? Herkenbaar? In onze eerdere blog over het DUTO-raamwerk bespraken we al het belang van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Sinds de invoering van de Wet open overheid (Woo) op 1 mei 2022 is deze noodzaak alleen maar toegenomen. De Woo heeft de overheid gedwongen tot een nieuwe manier van denken: openbaarheid is niet langer een uitzondering, maar een basisprincipe. Wat betekent dit concreet voor jouw processen, informatiehuishouding en IT?
De Wet open overheid (Woo) is in het leven geroepen om transparantie binnen de overheid te vergroten, zodat burgers en organisaties beter toegang hebben tot overheidsinformatie. Maar deze wet is meer dan alleen een verplichting; het is een wake-up call voor hoe we overheidsinformatie beheren.
De Woo verplicht overheidsinstanties om informatie niet pas bij een Woo-verzoek te zoeken, maar actief openbaar te maken. Dit betekent dat documenten gestructureerd en doorzoekbaar klaarliggen, nog voordat de vraag er is. Een hele ommezwaai! Het vergt ook een aanpassing van de interne besluitvorming en het documentbeheer. De tijd van ‘ad hoc’ handelen is voorbij.
Daarnaast schrijft de Woo striktere termijnen voor: Woo-verzoeken moeten binnen vier weken worden afgehandeld. Dat is een race tegen de klok als je interne processen niet op orde zijn. En hoe zorg je ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van openbaarmakingsverplichtingen en uitzonderingen? Training en bewustwording zijn cruciaal om onnodige fouten en vertragingen te voorkomen.
Overheidsinstanties moeten informatie logisch en goed doorzoekbaar opslaan. Welke systemen en methoden helpen hierbij? Niet alleen een goede structuur is belangrijk, maar ook een adequate metadatering. Alleen zo kunnen burgers en journalisten de juiste informatie snel vinden.
Daarnaast is er de uitdaging van archivering en bewaartermijnen. Hoe zorg je ervoor dat verouderde documenten op de juiste manier worden beheerd, zonder het risico te lopen dat belangrijke informatie verloren gaat? En niet te vergeten de gevoelige informatie: hoe waarborg je de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en staatsgeheimen, terwijl je tegelijkertijd transparant bent?
De digitalisering van de overheid biedt kansen, maar ook risico's. Hoe bereid je je voor op de technische implementatie van het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI), waar alle actief openbare informatie moet samenkomen?
Digitalisering en automatisering zijn essentieel voor de snellere verwerking van Woo-verzoeken. AI en machine learning kunnen bijvoorbeeld worden ingezet voor automatische documentclassificatie en anonimisering.
Maar met meer openbare informatie neemt ook het risico op datalekken en cyberaanvallen toe. Hoe optimaliseer je de IT-beveiliging, terwijl je tegelijkertijd zorgt voor gebruiksvriendelijke self-service portals, waar burgers en journalisten zelf informatie kunnen vinden?