Meer structuur in SharePoint? Zo krijg je weer grip met processen en goede afspraken
Voor veel woningcorporaties is SharePoint het digitale hart van de organisatie. Het is dé plek waar collega’s samenwerken, documenten delen en kennis opbouwen. Maar na een tijdje groeit het vaak uit tot een onoverzichtelijke brij van bestanden. Structuur raakt zoek, versies raken versnipperd, en niemand weet nog wat de laatste versie is. Gelukkig is daar iets aan te doen – en het begint bij heldere processen en duidelijke afspraken.
Klinkt dit bekend? SharePoint zonder structuur
In de praktijk wordt SharePoint vaak meer gebruikt als verzamelplek dan als echte informatiebron. Iedereen werkt op zijn eigen manier. Documenten staan op meerdere plekken, in verschillende versies. En hoewel SharePoint als tool veel aankan, dwingt het geen structuur af. Die moet je zelf aanbrengen – en dat begint met slim nadenken over hoe je werkt.
Begin bij het proces, niet bij de mappen
Wil je overzicht, begin dan met het proces als uitgangspunt. Stel: je werkt aan de jaarlijkse huurverhoging. Dan wil je niet zoeken in verschillende afdelingsmappen naar brieven, sjablonen, beleidsstukken en Excel-sheets. Je wilt één plek waar alles logisch bij elkaar staat, gekoppeld aan het proces. Zo wordt SharePoint een afspiegeling van je werk – geen los zand, maar een stevige basis.
Goede governance is geen luxe
Structuur is fijn, maar zonder afspraken blijft het kwetsbaar. Wie mag iets aanpassen? Wie beheert de inhoud? Wat doen we met verouderde documenten? Governance – afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en beheer – zorgt ervoor dat je informatie betrouwbaar en up-to-date blijft. In een sector waarin verantwoording en transparantie belangrijk zijn, is dat geen nice-to-have maar pure noodzaak.
Wat levert het op?
Door je SharePoint-omgeving in te richten op basis van processen en governance, boek je snel winst:
Collega’s vinden sneller wat ze nodig hebben
Je voorkomt dubbel werk en fouten
Audits worden makkelijker door betere vastlegging
Iedereen werkt met dezelfde, actuele informatie
Je houdt grip op risico’s én benut verbeterkansen
Minder druk op IT, meer regie bij de teams
Met een goed ingerichte SharePoint-omgeving kunnen afdelingen en teams veel meer zelf. Ze hoeven niet voor elke wijziging naar IT. Dat versnelt het werk én vergroot het eigenaarschap. Informatiebeheer wordt zo onderdeel van het dagelijks werk, in plaats van iets dat erbuiten valt.
Bewustwording is de eerste stap
Worstelen jullie met structuur in SharePoint? Je bent niet de enige. Maar juist die herkenning is de eerste stap naar verbetering. Kijk niet alleen naar de techniek, maar vooral naar hoe je samenwerkt: welke afspraken maak je, wie is waarvoor verantwoordelijk, en hoe ondersteun je je processen?
Wil je eens sparren over hoe je dit aanpakt binnen jouw woningcorporatie? Er zijn genoeg inspirerende voorbeelden van organisaties die het al doen. Begin klein – en bouw van daaruit verder.