Stop met zoeken naar documenten en begin te praten met je processen. Ontdek hoe Conversational AI onze manier van werken verandert door directe, veilige en nauwkeurige antwoorden te geven.
Hoe Conversational AI je manier van werken verandert
Hoeveel tijd besteed jij elke dag aan het zoeken naar informatie? Documenten, beleidsregels en workflows liggen verspreid over verschillende mappen, schijven en systemen. Je weet dat de exacte informatie die je nodig hebt ergens te vinden is, maar het voelt als een fulltime baan om het te vinden. Die constante zoektocht naar antwoorden kost jouw organisatie veel tijd en geld. En dit is precies waar Conversational AI een oplossing biedt.
Wat is Conversational AI?
Zie Conversational AI als een slimme assistent die alles weet over jouw organisatie. In plaats van trefwoorden in een zoekbalk te typen, stel je gewoon een vraag, net zoals je dat aan een collega zou doen. Deze technologie begrijpt wat je echt zoekt en geeft je direct een accuraat antwoord. Het transformeert statische documenten - zoals PDF's, spreadsheets of tekstbestanden - in een dynamische, conversationele bron. Hierdoor wordt de proceskennis van je organisatie niet alleen toegankelijk, maar ook echt actief en veilig. Zo stop je met zoeken en begin je met begrijpen.
Waarom je huidige methoden tekortschieten
Het vinden van informatie is tegenwoordig vaak een struikelblok. De gemiddelde werknemer besteedt bijna twee uur per dag aan het zoeken naar het juiste document. Dat is een enorme hoeveelheid verloren tijd. Dit is waar traditionele methoden tekortschieten:
-
Traditioneel zoeken: Zoeken op trefwoorden geeft vaak een lange lijst met documenten zonder context. Je moet tientallen bestanden openen en zelf het volledige plaatje samenstellen. Dit is traag, frustrerend en kan tot fouten leiden.
-
Helpdesks: Wachten op een antwoord van een helpdesk of een procesexpert kan voor grote vertragingen zorgen. Bovendien legt het veel druk op een paar sleutelfiguren, waardoor hun kennis voor anderen ontoegankelijk blijft.
-
Generieke AI-chatbots: Deze tools kunnen riskant zijn. Ze kunnen je een plausibel klinkend maar onjuist antwoord geven - een probleem dat bekend staat als "AI-hallucinaties". Ze kunnen hun antwoorden vaak niet herleiden naar een bron, dus je kunt de informatie niet verifiëren. Bovendien kan het invoeren van gevoelige bedrijfsgegevens die informatie blootstellen aan externe platforms. Om AI succesvol te implementeren, moet je deze en andere barrières overwinnen.
Een effectieve Conversational AI-assistent lost deze problemen op door nauwkeurige, verifieerbare en veilige antwoorden te geven en tegelijkertijd de unieke context van je bedrijf te begrijpen.
Wat Conversational AI voor jou kan betekenen
Conversational AI helpt teams slimmer en sneller te werken. Door directe, contextbewuste begeleiding te bieden, stelt het werknemers in staat om zelfverzekerde beslissingen te nemen zonder tijd te verspillen aan het doorzoeken van losse documenten of te wachten op een antwoord van een expert. In plaats daarvan kunnen teams zich richten op taken met een hoge waarde, omdat ze weten dat nauwkeurige, met referenties onderbouwde antwoorden slechts een vraag verwijderd zijn. Hier volgen enkele voorbeelden:
-
Voor Operations: Het inwerken van nieuwe medewerkers kan traag verlopen. Een Conversational AI-assistent kan nieuwe medewerkers direct betrouwbare, persoonlijke antwoorden geven op vragen als: "Hoe krijg ik een nieuw project goedgekeurd?". Het biedt ook snelle, stapsgewijze instructies voor routinetaken, waardoor managers en experts minder worden belast.
-
Voor Change Management: Wanneer nieuw beleid of nieuwe processen worden geïntroduceerd, moeten mensen snel begrijpen wat er is veranderd. Met Conversational AI kunnen teams vragen: "Wat is er anders in het nieuwe inkoopproces?" en een gepersonaliseerd, duidelijk overzicht krijgen, waardoor verwarring en wrijving worden verminderd.
-
Voor audits en naleving: Compliance officers zijn weken bezig met het verzamelen van documenten. Een Conversational AI-assistent kan snel specifieke workflows en nalevingscontroles ophalen, waardoor de voorbereidingstijd voor audits drastisch wordt verkort. Je kunt vragen: "Welke processen zijn de afgelopen 12 maanden veranderd?" om direct een compleet overzicht te krijgen.
Deze voorbeelden laten zien hoe een slimme assistent teams snelle, nauwkeurige en relevante antwoorden geeft op operationele en processpecifieke vragen.
Maak kennis met Mavim ConversAI: jouw slimme procesassistent
Deze voorbeelden laten zien hoe een slimme assistent teams snelle, accurate en relevante antwoorden geeft op operationele en processpecifieke vragen. Maar hoe krijg je een Conversational AI die jouw unieke organisatie echt begrijpt?
Dat is waar Mavim ConversAI om de hoek komt kijken. Het is een gespecialiseerde Conversational AI-assistent gebouwd op Microsoft Azure, die ontworpen is om direct te werken met de procesgegevens van jouw organisatie.
In tegenstelling tot generieke chatbots begrijpt Mavim ConversAI jouw organisatie. Het kent jouw terminologie en de relaties binnen je processen. Je gegevens blijven volledig veilig in je eigen Azure-omgeving, dus ze worden nooit blootgesteld aan externe platforms. Elk antwoord wordt geleverd met een directe link naar het brondocument, zodat je de informatie altijd kunt verifiëren.
Benieuwd hoe Mavim van jouw procesdocumentatie een levende, intelligente bron kan maken? Download onze factsheet en ontdek de vier basisprincipes van Mavim ConversAI.