Voor veel overheidsorganisaties is SharePoint de centrale plek waar informatie samenkomt. Van beleid tot uitvoering, van vergaderstukken tot werkafspraken – alles vindt zijn weg naar het platform. Maar naarmate het gebruik groeit, groeit ook de chaos. Documenten raken verspreid, versies raken door elkaar en collega’s zoeken zich suf naar de juiste informatie. Hoe houd je overzicht? Het antwoord ligt in het proces – en in hoe je samenwerkt.
SharePoint groeit, maar groeit de structuur mee?
De kracht van SharePoint is tegelijk de valkuil: het is flexibel. Iedereen kan documenten plaatsen, sites aanmaken en informatie delen. Maar zonder gezamenlijke afspraken ontstaat er al snel een wildgroei. Verschillende afdelingen hanteren hun eigen structuren. En hoewel de intentie goed is – informatie beschikbaar maken – zorgt het juist voor versnippering. Herkenbaar?
Denk niet in mappen, maar in samenwerking
Een effectieve manier om overzicht te creëren, is door niet langer in mappen te denken, maar in processen. Stel: je werkt aan een omgevingsvisie of subsidieloket. Dan werk je met anderen samen rond documenten, sjablonen, beleidskaders en besluitvorming. Door al die informatie te koppelen aan het proces waarin je samenwerkt, ontstaat er automatisch structuur. Iedereen weet waar hij moet zijn – en waarom.
Transparantie begint met heldere afspraken
Samenwerken vraagt om meer dan techniek. Het vraagt om duidelijke afspraken: wie is waarvoor verantwoordelijk? Welke informatie is definitief, welke nog in concept? Hoe zorgen we dat iedereen met dezelfde versie werkt? Door hierover afspraken te maken – en die ook zichtbaar te maken – vergroot je het vertrouwen in de informatie én in elkaar.
Wat merk je daarvan in de praktijk?
Een procesgerichte, transparante inrichting van SharePoint levert veel op:
-
Collega’s vinden sneller wat ze zoeken – zonder eindeloos mailen of vragen
-
Informatie is eenduidig en up-to-date – ook bij personeelswisselingen
-
Samenwerking tussen afdelingen verloopt soepeler
-
Je bouwt aan een gedeeld begrip van hoe dingen werken – en waarom
-
Initiatieven sluiten beter op elkaar aan – en fouten worden eerder voorkomen
Minder zoeken, meer samenwerken
Als mensen weten waar ze informatie kunnen vinden én erop kunnen vertrouwen dat die klopt, ontstaat er rust. Minder onderlinge ruis, minder tijd kwijt aan dubbel werk, meer ruimte om samen echt waarde te leveren. En dat is precies waar publieke organisaties voor staan: transparant werken, in het belang van de samenleving.
Begin klein, bouw samen
Een gestructureerde SharePoint-omgeving is geen doel op zich. Het is een middel om beter samen te werken en samen verder te komen. Begin bij één proces, één team of één veelgebruikt documenttype. Breng samen de informatie in kaart, maak afspraken en koppel deze aan de manier van werken. Zo maak je van SharePoint weer een hulpmiddel – in plaats van een hindernis.
Wil je weten hoe andere overheidsorganisaties dit aanpakken? Laat je inspireren, ga in gesprek en ontdek hoe kleine stappen een groot verschil maken.