Op donderdag 10 april mocht ik, samen met Dennis Klein van MLC, een Knowledge Bytes-sessie verzorgen voor professionals uit de publieke sector. Een diverse en betrokken groep mensen vanuit gemeenten, woningcorporaties, waterschappen en ministeries sloot aan bij ons verhaal over hoe je met data écht in control kunt zijn. En dat was niet zomaar een theoretisch praatje – we lieten live zien wat je in de praktijk kunt doen met process mining en datagedreven procesverbetering.
Wat opviel tijdens onze sessie, is hoe breed het begrip "in control" wordt geïnterpreteerd. Voor sommigen draait het om compliance: aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving. Voor anderen gaat het juist om procesoptimalisatie of het verbeteren van de dienstverlening. Wat mij betreft is het allemaal onderdeel van dezelfde puzzel. In control zijn betekent grip hebben op wat er écht gebeurt in je processen – niet op papier, maar in de dagelijkse praktijk. En daarvoor heb je data nodig.
Dennis legde treffend uit dat processen dé spil zijn waarop alles draait. Als je wilt weten of je in control bent, moet je weten hoe je processen verlopen én wat daarin gebeurt. Dat begint bij een helder procesontwerp, maar daar stopt het niet. Want hoe weet je of dat ontwerp ook wordt gevolgd? Hoe meet je effectiviteit van beheersmaatregelen zoals een vierogenprincipe of taakscheiding?
Daar komt process mining om de hoek kijken. Met behulp van systeemdata kun je reconstructies maken van hoe processen écht verlopen. En dat levert niet alleen inzicht op, maar ook aanknopingspunten voor verbetering.
Tijdens de sessie liet ik zien hoe je binnen het Mavim-platform data kunt transformeren naar concrete stuurinformatie. Van de klassieke spaghetti-diagrammen tot specifieke controlepunten zoals doorlooptijden, uitzonderingspaden of herhaalacties. Maar de echte kracht zit in de combinatie met procesontwerp. Door te toetsen of de praktijk overeenkomt met je 'happy flow', weet je niet alleen dát iets gebeurt – je weet of het goed gebeurt.
Een mooi voorbeeld kwam van Dennis, die liet zien dat een vierogencontrole misschien altijd wordt uitgevoerd, maar dat 80% van de cases werd teruggestuurd door dezelfde controleur. Dat zegt iets over de kwaliteit en uniformiteit van je controles. Zijn conclusie? "Je bent pas echt in control als je controleert of je controle ook werkt."
Wat ik erg waardeerde was de actieve deelname van het publiek. We kregen vragen over praktische toepassingen, zoals:
Het antwoord op al deze vragen is: ja, én. We werken in een open, Microsoft-gedreven ecosysteem waarin je bestaande dashboards kunt verrijken met procesdata. En ja, je kunt zelfs geavanceerde analyses toepassen – als je data maar op orde is.
Wat ik meeneem uit deze sessie is dat de behoefte aan datagedreven sturing groot is, maar dat veel organisaties nog zoekende zijn naar de eerste stap. Process mining is dan een krachtig startpunt – juist omdat het laat zien wat er al ís. Je hoeft niet alles om te gooien. Begin met een proces, bekijk wat de data zegt, en gebruik dat als fundament voor verbetering.
Ik kijk terug op een inspirerende sessie en wil iedereen bedanken die aanwezig was – voor de aandacht, de vragen en de gedeelde inzichten. Wil je verder praten over hoe jouw organisatie datagedreven en aantoonbaar in control kan worden? Stuur mij dan even een berichtje.