Digitalisering en Veranderprogramma
De Dienst Vervoer en Ondersteuning is een landelijke dienst van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), onder andere verantwoordelijk voor het vervoer van arrestanten, gedetineerden, vreemdelingen en het aan- en afsluiten van enkelbanden. DV&O is in 2022 volop bezig met digitalisering, informatiebeheer, datamanagement en procesoptimalisatie. Onder leiding van Twigt wordt er hard gewerkt aan het veranderprogramma ‘De DV&O op weg naar 2025’. Dit programma maakt gebruik van het Business Transformatie Framework (BTF) om het veranderingsproces te overzien en te beheersen. Veel organisaties worstelen met het borgen van veranderingen en het in kaart brengen van de samenhang met andere activiteiten. Door het gebruik van de BTF-systematiek krijgt DV&O inzicht, overzicht en samenhang in de activiteiten die nodig zijn voor succesvolle veranderingen.
Binnen dit veranderprogramma onderzoekt DV&O welke applicaties het primaire proces het beste ondersteunen en richt men het veranderportfolio in drie delen in. Hierdoor ontstaat er een duidelijk beeld van lopende projecten, hun bijdragen aan doelstellingen en de betrokken processen. Dit overzicht geeft rust en duidelijkheid over de te nemen stappen.
Datagedreven Besluitvorming
Een belangrijke strategische doelstelling van DV&O is het nemen van beslissingen op basis van data. Daarom is men druk bezig om de benodigde data te ontsluiten en beschikbaar te maken. Een speciale afdeling zorgt ervoor dat deze data omgezet worden in zinvolle rapporten. Inmiddels zijn er al ongeveer 800 processen en werkinstructies beschreven. De volgende stap is om deze procesbeschrijvingen te verrijken met metadata. Hierdoor krijgt DV&O beter inzicht in risicovolle processen en kan men controleren of de organisatie compliant is. Als duidelijk is welke wet- en regelgeving van toepassing is bij een bepaald proces, kan eenvoudiger worden nagegaan of de procesbeschrijving aangepast moet worden bij wetswijzigingen.
Automatisering en Procesbeheer
In een tijd waarin automatisering een belangrijke rol speelt, is het essentieel om niet alleen te weten wat geautomatiseerd moet worden, maar ook om ervoor te zorgen dat processen beschreven en actueel zijn. IT-projecten mislukken vaak of lopen vertraging op omdat de ‘WAT’-vraag voorafgaand aan het project niet is beantwoord en de processen niet op orde zijn. Dit veroorzaakt problemen bij de uitvoering, omdat programmeurs altijd zullen vragen welk proces geautomatiseerd moet worden.
Langetermijndoelen en Strategie
Voor de effectieve uitvoering van de strategie is een centrale plek nodig waar alle veranderingen samenkomen en onderling verbonden worden. Veranderingen borgen is moeilijk binnen organisaties omdat de ‘waan van de dag’ altijd op de loer ligt. Naast dagelijkse activiteiten moet er gestaag gewerkt worden aan langetermijndoelen. Het is belangrijk om een einddoel te hebben; vergelijk het met een navigatiesysteem: zonder bestemming krijg je geen routebeschrijving. Daarom heeft DV&O een nieuwe visie, missie en motto gedefinieerd, en zeven strategische doelstellingen geformuleerd, samen met de uitgangspunten voor 2025.
De I-strategie van het Rijk
Hoewel de I-strategie van het Rijk vaak ‘hoog over’ is en niet altijd praktisch nut heeft voor de dagelijkse praktijk van een uitvoeringsorganisatie, is de boodschap dat ICT een topprioriteit is, vertaald naar DV&O door de ICT-portefeuille onder de Algemeen Directeur te plaatsen. In de I-strategie van DJI staat dat organisaties binnen DJI hun ICT-kennis moeten versterken. DV&O doet dit door een nieuwe afdeling Proces Technologie op te richten die alle versnipperde ICT-activiteiten samenbrengt. Vanuit daar wordt verder gebouwd aan het professionaliseren van de informatievoorziening en het ICT-landschap.
Het Mavim Platform
Het Mavim Platform speelt een cruciale rol in de uitvoering van deze plannen. Het platform stelt DV&O in staat om het veranderproces richting 2025 te integreren en biedt een centrale plek waar elke medewerker toegang toe heeft. Het platform maakt het mogelijk om een kennisbank in te richten die de onderlinge relaties en afhankelijkheden duidelijk in beeld brengt en borgt. Dit geeft het gewenste overzicht, inzicht en samenhang.
Advies aan Andere Overheidsorganisaties
Gerard Twigt benadrukt dat overheidsorganisaties moeten bepalen wat het beste bij hen past en daarop voortbouwen. Hij geeft enkele handvatten om succesvol te transformeren.
Begin met Kleine Stappen en Bepaal je Stip op de Horizon
Start met kleine, haalbare projecten om successen te boeken en vertrouwen op te bouwen. Definieer duidelijk de einddoelen om richting te geven aan alle inspanningen.
Doelen en Voordelen van Digitalisering en Datagedreven Werken
Het opstellen van strategische doelen helpt bij:
Gebruik van Het Mavim Platform en BTF-Systematiek
Het Mavim Platform en de BTF-systematiek zijn effectieve hulpmiddelen voor DV&O. Ze bieden overzicht en samenhang in veranderinitiatieven, wat essentieel is voor succes.
Het Juiste Draagvlak en Opdracht vanuit Management
Een succesvolle transformatie vereist het juiste draagvlak en een duidelijke opdracht vanuit het management. Dit zorgt voor de noodzakelijke middelen en aandacht.
Slotgedachten
Binnen DV&O is er ruimte en ondersteuning voor deze aanpak, wat heeft geleid tot positieve resultaten. Twigt moedigt andere organisaties aan om contact op te nemen en kennis te delen over het gebruik van het Mavim Platform en soortgelijke verandertrajecten.
Wil je meer te weten komen over DV&O? Neem dan contact op met ons om dit contact te leggen.
Beeld: DJI