Veel gemeenten maken zich zorgen over AI. Niet alleen door nieuwe wet- en regelgeving, maar ook door vragen over informatiebeveiliging, eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Vaak blijkt het grootste probleem niet de technologie zelf, maar het ontbreken van overzicht over processen, systemen en verantwoordelijkheden.
Kun je met zekerheid zeggen welke AI-tools er in jouw gemeente worden gebruikt? Welke informatie daarin terechtkomt? En wie daarvoor verantwoordelijk is?
Als die vragen niet direct te beantwoorden zijn, ben je niet de enige.
Steeds meer gemeenten onderzoeken hoe AI kan helpen bij hun dienstverlening en bedrijfsvoering. Tegelijkertijd neemt de behoefte toe aan duidelijkheid over toezicht, eigenaarschap en informatiebeveiliging.
Vragen die veel gemeenten bezighouden
In gesprekken met gemeenten komen vaak dezelfde vragen terug:
- Welke AI-tools worden binnen onze organisatie gebruikt?
- Welke informatie voeren medewerkers daarin in?
- Kan gevoelige informatie buiten de organisatie terechtkomen?
- Welke richtlijnen gelden hiervoor?
- Wie is verantwoordelijk voor toezicht en beheer?
Het zijn logische vragen. Maar het beantwoorden ervan blijkt vaak lastiger dan verwacht.
Veel gemeenten willen daarom eerst afspraken vastleggen voordat AI breder wordt toegepast. Niet direct in de vorm van een uitgebreid AI-beleid, maar wel als praktische spelregels voor medewerkers.
Denk aan afspraken over welke tools gebruikt mogen worden, welke informatie daarin mag worden ingevoerd, wie verantwoordelijk is voor toezicht en wanneer aanvullende controles nodig zijn. Zulke richtlijnen geven houvast, maar roepen ook nieuwe vragen op.
Want hoe stel je zinvolle spelregels op als nog niet duidelijk is welke processen worden geraakt, welke systemen betrokken zijn en waar het eigenaarschap ligt?
Het risico zit niet alleen in de technologie
Wie deze vragen binnen de organisatie probeert uit te zoeken, ontdekt vaak iets anders.
De uitdaging zit niet alleen in AI. De uitdaging zit in het ontbreken van overzicht.
Informatie over processen, applicaties, eigenaarschap en verantwoordelijkheden bevindt zich vaak op verschillende plekken binnen de organisatie. Een deel staat in documentatie, een deel in systemen en een deel zit vooral in de hoofden van medewerkers.
De vraag is vaak niet welke AI-tool wordt gebruikt. De echte vraag is: weten we welk proces wordt geraakt, wie verantwoordelijk is en wat er gebeurt als iets verandert?
Dat inzicht verandert het gesprek. Van een discussie over technologie naar een gesprek over processen, eigenaarschap en samenhang.
Begin klein
Je hoeft niet direct een volledig AI-beleid op te zetten om meer grip te krijgen.
Begin met één AI-tool of één proces waarin AI een rol speelt en stel drie vragen:
- Welk proces raakt het?
Voor welke dienstverlening of interne activiteit wordt de tool gebruikt?
- Wie is eigenaar?
Wie is verantwoordelijk wanneer het proces verandert of wanneer er een risico ontstaat?
- Wat ontbreekt er?
Welke informatie ontbreekt nog of is slechts bij een beperkt aantal mensen bekend?
Op deze manier redeneer je van technologie terug naar het werk dat ervan afhankelijk is.
Dat zijn nog geen uitgewerkte AI-richtlijnen of een volledig AI-beleid. Het is wel het fundament waarop je die kunt opbouwen.
Waarom dit juist nu relevant is
Gemeenten krijgen te maken met steeds meer ontwikkelingen die impact hebben op de dagelijkse praktijk. Denk aan informatiebeveiliging, nieuwe wet- en regelgeving en de groeiende rol van technologie binnen de dienstverlening.
Daardoor wordt het steeds belangrijker om te weten welke processen kritisch zijn, welke systemen daarbij horen en wie verantwoordelijk is wanneer er iets verandert of uitvalt.
Dezelfde vragen die spelen rondom AI, spelen namelijk ook bij andere organisatiebrede veranderingen.
Van losse vragen naar overzicht
Veel gemeenten starten met een concrete vraag over AI of informatiebeveiliging.
Maar uiteindelijk komen ze uit bij een fundamenteler vraagstuk:
- Hoe hangen processen, systemen en verantwoordelijkheden met elkaar samen?
- Waar zit eigenaarschap?
- Wat gebeurt er als een proces of systeem verandert?
Juist daar ontstaat de basis voor een wendbare organisatie.
Herkenbaar? Dan ben je niet de enige.
Veel gemeenten zoeken antwoord op dezelfde vragen: welke systemen ondersteunen onze dienstverlening, wie is waarvoor verantwoordelijk en hoe houden we overzicht wanneer processen veranderen?
Tijdens de Knowledge Byte De Wendbare Gemeente laten procesadviseurs van De Procestoppers zien hoe je proces, verantwoordelijkheid en systeem aan elkaar koppelt. Aan de hand van een praktisch voorbeeld zie je hoe procesmanagement en informatiebeveiliging samenkomen en hoe AI kan helpen bij het opstellen van een eerste processchema.
De sessie vervangt je beveiligingsbeleid niet. Ze geeft je wel het overzicht waarop je dat beleid kunt baseren.
Meld je aan voor 12 november →
📅 12 november · 10:00 - 11:00 uur · Online via Teams · Kosteloos · Geen voorbereiding nodig